Dicas para melhorar os processos internos da sua revenda de veículos

Para ter sucesso em sua loja, antes mesmo de pensar nos clientes é preciso olhar para dentro do seu negócio.

Melhorar os processos internos da revenda de veículos é muito importantes para o funcionamento, organização e entrega de resultados da empresa.

Aumentar as vendas em uma loja de veículos exige planejamento e, para isso, também é preciso otimizar o tempo. Porém, não é preciso se desesperar achando que essa é uma tarefa impossível.

Com um pouco de organização e adotando algumas técnicas, é possível manter a organização de loja e evitar perda de tempo com assuntos e ações desnecessárias.

Ignorar o desenvolvimento contínuo dessas atividades pode prejudicar diretamente sua produtividade, o cumprimento dos seus objetivos e, indiretamente, suas vendas.

Como melhorar os processos internos da revenda de veículos

Neste artigo apresentaremos as 5 melhores práticas para otimizar seus processos internos da revenda de veículos. Continue a leitura!

1. Melhore a comunicação interna

O primeiro passo para qualificar os processos internos é eliminar os ruídos na comunicação. Quando há uma cultura muito hierarquizada, com barreiras nos diálogos entre os funcionários de diferentes áreas e níveis, o andamento das atividades se torna mais confuso, caro e demorado.

A solução para isso é dar liberdade para que os colaboradores possam trocar ideias, opiniões e feedbacks em diversos canais (intranet, redes sociais, murais, etc.). Dessa maneira, haverá um melhor entendimento na delegação de responsabilidades.

A comunicação interna, pode afetar até mesmo durante um processo de venda, por exemplo, alguma dúvida que o cliente teve, mas o vendedor não soube responder, e por falta de comunicação interna, a resposta que o cliente queria demorou para chegar ou sequer chegou, causando na perda da venda. Por isso manter sempre uma boa comunicação interna é essencial.

Além de que a comunicação interna ajuda sua equipe a trabalhar cada vez mais como um time, baixando o risco de conflitos internos. Pense em sua empresa como um corpo, em que cada setor é um órgão, cada setor deve trabalhar com o outro, não ser totalmente dependente, e sim ter a capacidade de um contribuir com o outro, os maiores problemas podem ser evitados caso algum setor tenha cometido alguma falha.

2. Padronize os processos internos

A padronização de processos ajuda a manter uma ordem sobre as suas atividades internas. Sua principal função é alinhar, dar referências de qualidade e direcionar as tarefas para o cumprimento de suas metas.

Por meio desse conceito, os funcionários, desde o setor financeiro até a limpeza, sabem exatamente qual o seu papel, seus objetivos e têm os seus trabalhos mais simplificados. Assim, diminuem-se os desperdícios de tempo e recursos em sua loja.

Mais do que isso, padronizando os processos internos de sua loja, ajuda também em sua organização e supervisão, pois assim o ambiente não estará uma confusão e quando alguém tiver uma dúvida, saberá onde perguntar.

Definir regras que sejam objetivas e claras pode ser uma ótima alternativa para sua loja de veículos.

3. Capacite seus funcionários

Colaboradores mais bem preparados estão mais propensos a executar melhor as suas tarefas, certo? Então, não abra mão de investir em um dos seus ativos mais valiosos: o seu público interno.

Ao envolvê-los em um treinamento, você estará criando uma equipe mais qualificada, atualizada e, principalmente, autônoma — capaz de agilizar processos com mais segurança.

Os clientes hoje procuram por ótimos atendimentos, sendo um dos grandes fatores em uma venda, por isso é importante ter em mente que o treinamento dos funcionário não é uma despesa inútil.

Não somente foque no treinamento de sua equipe, tente também motivar ela, pois uma equipe motivada terá muito mais eficiência.

É um ganho que é bom não apenas para o desempenho do seu negócio, mas também para a carreira dos seus funcionários.

4. Mapeie os processos

O mapeamento se trata da documentação, definição de etapas e diagnósticos para os processos. É um conceito que ajuda os gestores e os próprios colaboradores a detectarem os pontos que podem ser otimizados durante as atividades.

É possível padronizar os documentos de acordo com cada setor que ele corresponde, e com subpastas para manter uma boa organização, por exemplo, Finanças > Salários Funcionários, ao segmentar cada documento, posteriormente, quando for procurar, fica mais fácil de encontrar tal documento.

A partir de uma organização estruturada você compreenderá melhor sobre fluxos de trabalho, tarefas operacionais, etapas cruciais e assim por diante.

Ele deve ser acompanhado de um monitoramento por meio de indicadores de desempenho, que certificam se os objetivos e metas estão sendo atingidos. Enfim, são atividades que trazem mais controle sobre a dinâmica interna da sua loja.

É importante ter conhecimento e o entendimento dos processos internos da loja, saber quem está participando, e o que cada um tem responsabilidade durante o processo.

5. Informatize sua gestão

O uso de bancos de dados físicos, principalmente de papéis, é um retrocesso nas gestões das empresas atualmente. A migração para os softwares de gestão em nuvem é uma realidade necessária para garantir mais agilidade, segurança, mobilidade, redução de custos e inteligência aos processos internos da sua empresa. Esses sistemas integram os setores da loja, facilitam a geração de relatórios e qualificam a tomada de decisão.

O sistema de gestão na nuvem, permite virtualizar sua infraestrutura de TI e ter acesso às mesmas aplicações e facilidades que tem hoje, porém sem estar preso a máquinas ou a ambientes físicos.

Ele permite reduzir custos, uma vez que você não precisará investir e manter um arcabouço tecnológico, além de trazer mais segurança aos dados da sua empresa, que ficarão salvos de maneira segura na nuvem e não estarão sujeitos a eventualidades como defeitos nos equipamentos.

6. Integre todos os setores

Para funcionar perfeitamente, a empresa precisa que todos os seus departamentos atuem em conjunto para o crescimento do negócio.

Imagine a seguinte situação: de acordo com as últimas análises do setor financeiro é necessário aumentar o faturamento em 10%. Para este crescimento, a empresa deve encontrar formas de reduzir custos e aumentar o número de vendas. Essas duas medidas são muito mais fáceis de serem colocadas em prática quando há uma integração entre todas as áreas.

7. Defina metas claras e possíveis

Para que todos os processos internos caminhem para a mesma direção é necessário conhecer qual o destino, ou seja, é importante que os seus colaboradores conheçam as suas metas e objetivos e saibam o que é esperado deles. Quando um gestor não deixa claro o que espera de sua equipe, é provável que ela sofra com a insegurança de não saber se estão no caminho certo.

O dono ou gerente da loja de veículos deve definir metas claras e possíveis e apresentá-las a todos os envolvidos.

É importante ressaltar que o objetivo deve ser possível de ser realizado. Isso significa que ele não deve ser tão fácil que não estimule o desafio, mas também não pode ser impossível de conquistar, pois pode ter o efeito contrário, que é desestimular o time. A definição de metas é um passo importante para tornar a equipe mais produtiva e eficiente.

Benefícios de melhorar os processos internos

Apostar na gestão de processos internos pode trazer diversos benefícios ao seu negócio e favorecer o alcance de objetivos estratégicos. As principais vantagens dessa atitude são:

1. Maior rapidez na tomada de decisão

Com a mensuração e controle dos processos internos, o gestor consegue ter em mãos as informações necessárias para tomar decisões assertivas mais rapidamente.

Isso também contribui para que seja definida uma lista de prioridades reais, aumentando o potencial de oportunidades do negócio.

2. Maior qualidade no serviço

Com processos internos mais eficientes e automatizados, as lojas têm mais tempo para otimizar e melhorar a qualidade de seu serviço. Isso também traz maior satisfação ao cliente, que tem as suas expectativas atendidas e pode voltar a fazer negócio com a loja de carros.

3. Estímulo à integração entre todas as áreas

Ao conhecer e monitorar todos os processos necessários para ter resultado, a empresa ganha com a integração entre os seus setores. Com a gestão, os colaboradores sabem exatamente o que cada um faz e como a sua ação influencia outras operações, seja de seu departamento ou não.

Isso faz com que a loja atue de maneira sincronizada, aumentando suas chances de sucesso.

4. Aumento de produtividade

A partir do momento em que o lojista tem conhecimento total e claro sobre todos os processos internos, ele consegue escolher assertivamente quais as operações precisam de mais ou menos recursos e se elas podem, ou não ser automatizadas.

Com essa vantagem em mãos, a loja de carros otimiza também a gestão de recursos humanos e aumenta a sua produtividade. Isso porque a equipe passa a trabalhar de maneira muito mais eficiente, diminuindo erros e a necessidade de retrabalhos, sobrando mais tempo para o cumprimento de metas e objetivos.

A médio prazo, o aumento da produtividade leva ao crescimento do faturamento e lucratividade.

5. Redução de custos

Boa parte dos negócios possuem, em algum ponto de seus processos, gargalos e pontos de desperdícios. Essas situações limitam o potencial da loja de crescer e se desenvolver, além de promover o gasto desnecessário de recursos.

Essas falhas acabam comprometendo todo o fluxo de processos internos, os deixando menos eficazes e longe de seus objetivos e metas. Quando a revenda tem uma boa gestão de processos, este cenário muda positivamente.

Com a mudança surge o aumento da produtividade, crescimento no número de vendas e redução de custos. Afinal, os recursos passam a ser aplicados de maneira mais assertiva e com maior potencial de resultados, ao invés de serem gastos desnecessariamente em gargalos e pontos de desperdícios.

6. Aumento da robustez

Toda loja de carros deseja crescer e prosperar, certo? Contudo, para que esta ascensão aconteça de forma efetiva, a empresa também deve trabalhar na sua estruturação.

Por exemplo: a venda de veículos têm aumentado a cada dia, assim como o fluxo de trabalho. Se o negócio não possui uma robustez para lidar com esse crescimento, ele se torna desorganizado e pouco estratégico, o que pode acabar deixando a loja em uma situação complicada.

Para que isso não aconteça, a loja deve ter uma gestão de processos internos eficiente. Assim, ela consegue aumentar a sua robustez, o que garante maior segurança no momento de expansão, seja abrindo novas filiais ou investido em um estoque.

7. Agrega valor para o cliente

Com uma gestão de processos internos eficiente, os gargalos são eliminados e os custos reduzidos. Isso permite que a loja de veículos invista para melhorar a qualidade do serviço e atendimento, assim como na automação de tarefas.

Por exemplo: dentre toda a operação foi identificado que o processo de documentação de checklist de veículo vendido costuma dar problema. Com esta descoberta, o gestor sabe exatamente onde investir em melhoria para garantir um serviço otimizado e melhor ao cliente.

Isso faz com que o consumidor enxergue a loja com um valor maior. Afinal, ela prestou atenção nas reclamações, reconheceu as suas fraquezas e trabalhou para acabar com elas.

Quanto mais o cliente percebe o valor da revenda de veículos, maior é o seu nível de satisfação. Neste cenário, as chances do cliente voltar a comprar com a loja aumenta consideravelmente, assim como ele recomendar a loja para pessoas próximas.

8. Amplia a competitividade

Agregar valor para o cliente está ligado diretamente à competitividade da loja perante ao mercado, tornando-se um ciclo vicioso.

Com uma gestão de processos internos eficiente, a empresa consegue aproveitar melhor os recursos, eliminar gargalos e aumentar a produtividade. Consequentemente, este cenário garante maior lucratividade na venda de veículos, garantindo poder aquisitivo para investir em aperfeiçoamentos e um posicionamento competitivo no mercado.

Os esforços para aperfeiçoar os processos internos da sua loja podem resultar em melhorias no ambiente de trabalho, economia e produtividade.

São soluções que focam, principalmente, em uma melhor organização da empresa, mas sem abrir mão da tecnologia, da comunicação, da padronização e do treinamento dos seus funcionários.

Enfim, é um conjunto de ações que trarão mais controle e eficiência para a gestão e operação do seu negócio.

Se você viu que essas dicas podem ser úteis para aprimorar os processos internos da revenda de veículos, compartilhe-as em suas redes sociais e faça com que mais gestores aprendam a melhorar as atividades da empresa!