Assinatura eletrônica de documentos para lojas de veículos: o que é e como funciona

A assinatura eletrônica de documentos para lojas de veículos é uma nova facilidade para tornar a rotina das revendas muito mais produtiva, ágil e econômica. Confira a seguir esta novidade do Revenda Mais.

Receber o documento no e-mail, assinar eletronicamente em um desktop ou smartphone, notificar o remetente automaticamente. Os procedimentos que envolvem uma assinatura eletrônica são muito simples e todos os clientes podem executá-los na segurança de suas residências, sem precisar se deslocar fisicamente aos estabelecimentos comerciais ou pagar os altos custos que envolvem cartórios e reconhecimento de firma.

E é por causa destas vantagens – muito bem-vindas em uma época marcada pelo distanciamento social – que o Revenda Mais trouxe uma nova funcionalidade para ajudar as revendas de carros usados e seminovos.

Mas, antes de aprofundarmos o funcionamento deste módulo em nosso sistema de gestão, é preciso entender o significado e a confiabilidade que as assinaturas eletrônicas possuem.

O que é assinatura eletrônica de documentos?

Você já adquiriu algum produto em uma loja de departamento e, ao invés de um papel impresso, assinou um arquivo digital em tablet ou celular? Esse é um dos vários exemplos de assinaturas eletrônicas em nosso dia a dia. 

O segmento de telefonia, como a contratação de um plano de internet móvel, também utiliza bastante o formato e costuma mandar os contratos a serem assinados diretamente para o e-mail dos novos clientes. O processo de aluguel de imóveis também já aderiu às assinaturas eletrônicas. Tudo com muita facilidade e, é claro, segurança jurídica.

Cada vez mais as assinaturas eletrônicas têm se popularizado no Brasil. De forma simplificada, este tipo de assinatura é registrado online e em um arquivo digital editável (como um PDF ou página de um site).

Qualquer pessoa que tenha dispositivo com acesso à internet – seja notebook ou smartphone – pode assinar o documento eletrônico. Não são exigidos certificados digitais nem outro tipo de recurso complexo.

O processo é semelhante à assinatura no papel, mas ao invés de usar caneta, a pessoa assinará usando o teclado do celular ou computador!

Como funciona a assinatura eletrônica de documentos?

O funcionamento de uma assinatura eletrônica de documento é bastante fácil e ocorre dentro de um sistema preparado para isso.

Na maioria dos casos, o passo a passo é assim: a loja prepara o contrato digital, indica quais partes devem assinar e a plataforma envia esse documento para o e-mail do signatário. Se mais de uma pessoa precisar assinar, não tem problema porque cada um receberá a sua própria cópia do documento. 

Neste e-mail, o cliente acessa um link com o contrato, o qual deve abrir e inserir um Token de verificação de assinatura, que também é enviado para o email. Não é preciso fazer download de nenhum arquivo. Após finalizar o processo, o remetente é notificado de que o usuário efetuou a assinatura e o contratante também ganha a sua versão.

Como é a parte técnica da assinatura eletrônica de documentos?

O sistema ClickSign, utilizado pelo Revenda Mais, tem um controle de segurança bastante rigoroso para não haver nenhuma suspeita de fraude.

É armazenado o horário e IP da máquina que efetuou a assinatura e, para iniciar o processo de registro eletrônico, o usuário deve digitar um código validador, data de nascimento e outras informações. 

Todo esse processo criterioso dispensa a necessidade de autenticar a documentação em cartório.

Qual é a validade jurídica da assinatura eletrônica de documentos para as lojas de carros?

Quem envia e recebe um documento assinado eletronicamente está respaldado juridicamente. Em todo o Brasil, este tipo de assinatura possui validade legal e está protegido pela legislação nacional.

Existem dois marcos legais importantes quando falamos em assinatura eletrônica. 

1. O primeiro é a Medida Provisória 2.200-2 do ano de 2001, que regulamenta a certificação digital no país e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil).

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.

2. O segundo marco é a Lei nº 11.419 de 2006, que altera a lei original de 1973. Aqui, os documentos assinados digitalmente passaram a ser aceitos pelo Poder Judiciário. 

“Art. 1º O uso de meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais será admitido nos termos desta Lei”.

§ 1º Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados especiais, em qualquer grau de jurisdição.

§ 2º Para o disposto nesta Lei, considera-se:

I – meio eletrônico qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

II – transmissão eletrônica toda forma de comunicação a distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

III – assinatura eletrônica as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:

a) assinatura eletrônica baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica;

b) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos”. 

Como as assinaturas eletrônicas garantem a segurança dos seus documentos?

O fato do poder público autorizar as assinaturas eletrônicas assegura que os documentos digitais têm a mesma confiança que os arquivos assinados à caneta. Para evitar fraudes, as ferramentas disponíveis no mercado utilizam vários dispositivos de proteção virtual.

Aqui no Revenda Mais, nós consolidamos uma parceria com a Clicksign, referência em todo o território brasileiro.

A empresa traz um ambiente virtual seguro e de confiança, desenvolvido para reforçar a validade de documentos e assinaturas eletrônicas.

Atua ainda como uma autoridade certificadora privada, oferecendo meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos em conformidade com os melhores padrões de assinatura eletrônicas mundiais.

Através da API da Clicksign, dentro do Revenda Mais, você e seus clientes podem assinar uma multiplicidade de documentos sem a necessidade de um certificado ICP-Brasil próprio.

Principais vantagens de uma assinatura eletrônica de documentos para lojas de veículos

Facilidade, controle e economia de recursos: estes são os principais benefícios ao adotar a assinatura eletrônica de documentos em sua revenda de carros.

Ao invés de gastar dinheiro com centenas de folhas de papel e lugar para guardar os contratos, você economiza armazenando tudo na nuvem. 

Outra redução de custos é em relação ao transporte dos documentos. Muitas vezes, é necessário utilizar Correios ou serviço de motoboy para entregar determinado arquivo aos seus clientes. Já com a assinatura eletrônica todo o processo de compra e venda acontece online em um local seguro. 

E tudo isso aliado à economia de tempo. Não é mais necessário marcar reuniões especificamente para assinaturas de contratos ou ficar ligando para o cliente em busca de uma assinatura. Todo esse controle é feito eletronicamente dentro do sistema Revenda Mais.

E, é claro que não poderíamos deixar de destacar a economia com as custas cartorárias. Antes dessa inovação, para validar qualquer contrato juridicamente entre cliente e lojista, era necessário que ambas as partes se deslocassem aos cartórios e gastassem uma quantidade considerável de dinheiro com reconhecimento de firma. 

Agora, com as assinaturas eletrônicas, esse tipo de gasto não é mais necessário!

Como mencionamos anteriormente, é possível formalizar e validar juridicamente a assinatura de qualquer contrato, como compra e venda ou consignação, garantindo maior segurança à sua loja nas transações entre cliente > revenda. E todo o processo de assinatura e validação leva só alguns minutos. 

A assinatura eletrônica de documentos para lojas de veículos reduz tempo, dinheiro e torna a rotina da equipe Administrativa muito mais prática e descomplicada.

É só selecionar quem deverá receber a documentação por e-mail e pronto. E tudo por um custo-benefício muito mais acessível do que a opção tradicional dos cartórios. 

Entenda como funciona a integração entre o Revenda Mais e o Clicksign

Para você começar a usar a assinatura eletrônica do Revenda Mais é muito fácil. A funcionalidade ficará disponível na aba de Entrada e Saída de Veículos, na área em que aparecem as opções para emissão de contratos de compra, venda, consignação de veículos, entre outras documentações. Agora, haverá um botão chamado “Ass.Eletrônica“, que possibilitará emitir o contrato em formato eletrônico. 

Vale reforçar também que esta mesma opção de “Ass.Eletrônica” estará disponível quando a sua loja finalizar uma entrada ou saída de veículo. Ao término do procedimento, o botão já aparecerá. 

Ao clicar nesta opção, você será direcionado para um local onde constarão duas colunas: do lado esquerdo o contrato e no lado direito o nome e e-mail das pessoas que deverão assinar o contrato. Automaticamente, o sistema Revenda Mais enviará uma cópia da documentação para que todos os envolvidos apliquem suas assinaturas eletrônicas.

Uma grande vantagem é o controle do processo. Conforme as assinaturas vão sendo coletadas, o sistema avisa a sua loja que determinada assinatura foi recebida. Desta forma, sua equipe consegue com facilidade identificar os clientes que ainda estão com documentações pendentes. Incrível, não é mesmo?

Vamos ver um resumo sobre a assinatura eletrônica de documentos para lojas de veículos

Esperamos que você goste desta novidade! E se sua loja ainda não possui o Revenda Mais, sistema de gestão mais completo do Brasil, entre em contato hoje mesmo com nosso time Comercial.

Estamos à disposição para ajudá-lo a gerar mais negócios (cada vez mais).