Armazenar documentos digitalizados traz vantagens que vão muito além de não precisar lidar com aquela assustadora pilha de papéis.
Quem nunca passou pela situação de precisar de um contrato de consignação ou compra e venda, e procurar por horas em inúmeras pastas até encontrá-lo? Ou então precisar disponibilizar vários armários para armazenar papéis importantes, prejudicando muitas vezes até mesmo a área útil do seu escritório?
Essas são situações comuns para quem ainda não migrou a sua operação para a digitalização de documentos. Registrar os documentos importantes no meio digital traz muitas vantagens para as revendas de veículos e aumenta a segurança da sua loja. Confira quais são os principais diferenciais!
Vantagens de armazenar documentos digitalizados
Agilidade
Chega de gastar horas procurando por documentos naquele armário lotado de papéis! Imagina que incrível seria se pudéssemos ter um atalho de “Procurar” na vida real para acharmos com facilidade exatamente o que procuramos?
Com os documentos digitalizados, isso é possível. Basta ordená-los de maneira organizada, conforme o tipo de operação e com os nomes corretos, que a vida fica bem mais fácil. Assim, seu precioso tempo é gasto em atividades que realmente importam.
Neste momento, não podemos nos esquecer da máxima: tempo é dinheiro.
Redução de custos
Milhares de folhas de papéis, etiquetas e grampos. Dezenas de toners. Manutenção da impressora… Tudo isso gera custos que, embora não sejam exorbitantes, a longo prazo poderiam ser destinados a outros investimentos, como no Marketing Digital da sua loja ou até mesmo no treinamento de colaboradores.
Elimina-se também a necessidade de espaço físico dedicado, reduzindo assim os custos associados. Você não precisará adquirir armários e caixas organizadoras de tempos em tempos para armazenar esses documentos.
Sustentabilidade
Sabia que cada brasileiro gasta o equivalente a meio eucalipto por ano em consumo de papéis? Nós podemos – e devemos! – fazer mais pelo nosso planeta.
Um estudo da PwC, mencionado em uma reportagem da InfoMoney, mostrou que cada habitante brasileiro consome aproximadamente 50 kg de papel por ano. Já a Gartner estima que aproximadamente 3% do lucro das empresas seja direcionado para papéis, impressões, armazenamento e manutenção de todos esses documentos físicos.
É claro que é preciso muito mais que economizar papel para realmente fazer a diferença. Porém, a digitalização de documentos é um ótimo primeiro passo para uma postura mais eco-friendly.
Mais espaço
Vivemos uma constante inflação monetária, que afeta expressivamente o setor imobiliário. Ou seja, muitos precisam se adaptar a imóveis cada vez menores para não quebrar financeiramente, e isso vale para o espaço da sua loja de veículos também.
Por isso, é importante utilizarmos o espaço de maneira inteligente para que tudo fique organizado.
Com os documentos digitalizados, as gavetas, prateleiras e armários ficam livres para guardar itens que realmente necessitam de armazenamento físico. O nome disso é otimização do espaço.
Acessibilidade
Digitalizar os documentos e armazená-los na memória do computador já traz todas as vantagens mencionadas neste post. Porém, um passo além pode ser dado e ao manter a documentação na nuvem.
Dessa forma, um novo universo de vantagens é conquistado. Com os arquivos na nuvem, várias pessoas (autorizadas, é claro) conseguem ter acesso aos arquivos de qualquer lugar do mundo, através de qualquer dispositivo. Incrível, não?
Conformidade de dados
Ao mesmo tempo em que o acesso a estes documentos é facilitado, você também define políticas de acesso aos contratos digitais, implementando medidas de conformidade e segurança.
Isso pode incluir a criptografia de dados, a autenticação de usuários, a retenção de registros e outras práticas recomendadas para garantir a segurança jurídica da sua revenda.
Dependendo do documento e do ambiente digital usado, é possível ainda rastrear o histórico de determinado material, vendo quem acessou e quem editou recentemente.
Maior segurança
Contratos físicos e outros documentos importantes estão sujeitos a riscos externos, como incêndios, umidade e até mesmo uma perda acidental. Há ainda o desgaste natural ao longo do tempo, como manchas de tinta e perda de legibilidade devido ao manuseio frequente.
Ao digitalizá-los, eles ficam protegidos de todas essas variáveis. Também não há perigo de uma pessoa mal intencionada roubar estes papéis.
Ao armazenar um documento digitalmente, ele ficará seguro em um servidor virtual, que passa por backups frequentes para evitar perdas em caso de ataque cibernético.
Isso garante a preservação dos documentos ao longo do tempo e minimiza os custos associados à perda ou danos às versões físicas.
Utilize o Revenda Mais para armazenar documentos digitalizados da sua loja de veículos
O Revenda Mais é uma plataforma de gestão exclusiva para lojas de veículos usados e seminovos. E um dos grandes diferenciais é o armazenamento na nuvem dos seus documentos mais importantes, deste contrato de compra e venda quanto contrato de colaboradores e de consignação de veículos.
Tudo o que você precisa fica armazenado de forma 100% online em servidores que guardam cópias no Brasil e nos Estados Unidos para garantir maior segurança e integridade das suas operações.
Está esperando o que para ter todas essas vantagens na vida pessoal e profissional? Comece a mudar as atitudes na sua revenda de veículos.
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