Um ambiente de trabalho organizado oferece diversos benefícios para a rotina de uma empresa, por isso, todo empreendedor deve ficar atento à necessidade de organizar os documentos da empresa e deixar essa área sempre em dia e de acordo com as normas e legislações exigidas.
Mesmo sabendo dessa importância, no entanto, é comum que muitas empresas encontrem dificuldades em executar essa tarefa de maneira correta, o que pode trazer uma série de problemas.
Neste artigo, vamos falar sobre o tema e mostrar os benefícios de se manter os documentos organizados e de acordo com o que a legislação exige. Continue a leitura, acompanhe e informe-se!
A importância de organizar os documentos da empresa para uma gestão eficiente
Estabelecer uma técnica para a documentação estar sempre organizada é uma forma eficaz de manter o controle de todos os departamentos, por meio de um centro de informações ativo e bem estruturado. Com um sistema de arquivamento correto é possível estabelecer um fluxo de documentos dinâmico e fluído.
Por outro lado, quando a documentação não está devidamente organizada, a empresa pode ter sérios prejuízos, principalmente em produtividade, uma vez que o tempo necessário para encontrar arquivos será muito maior. Se a necessidade for devido a uma auditoria ou certificação, por exemplo, essa demora ou mesmo o fato de não encontrar o documento pode custar ainda mais caro.
Manter seus documentos organizados não apenas irão facilitar posteriormente quando for procurar por eles, como também irá economizar muito tempo. Aquele tempo que você passaria procurando seus documentos em meios a vários outros, você poderá investir em outras coisas, como por exemplo, prospectar novos clientes.
5 dicas práticas de organização de documentos
1. Crie pastas de arquivos segmentadas
Os documentos de uma empresa são essenciais, ainda mais de uma loja de veículos que participa de um mercado que movimenta grandes quantias de dinheiro. Por isso esses documentos não podem ser armazenados de qualquer jeito.
Uma técnica eficiente é criar pastas segmentadas para cada departamento da empresa e ir organizando os documentos dentro de cada uma delas. O ideal é criar pastas para todas as áreas, mesmo que no começo elas fiquem vazias, pois com o tempo elas poderão ser preenchidas.
A partir de uma organização estruturada você compreenderá melhor sobre fluxos de trabalho, tarefas operacionais, etapas cruciais e assim por diante.
Tendo seus documentos bem organizados, irá perceber em como o trabalho se tornou mais eficiente, dado o fato que você não irá perder mais o tempo que usava para procurar os arquivos.
É igualmente possível organizar seus e-mails, os provedores disponibilizam marcadores, alguns já pré-definidos e com a possibilidade de criar novos, assim você pode segmentar seus e-mails, por exemplo, por clientes ativos e inativos, prospects, entre outros.
2. Escolha um local adequado
O ideal é agrupar os documentos em um local próprio e adequado, facilitando, assim, a localização rápida de arquivos quando houver necessidade.
O uso de bancos de dados físicos, principalmente de papéis, é um retrocesso nas gestões das empresas atualmente. A migração para os softwares de gestão em nuvem é uma realidade necessária para garantir mais agilidade, segurança, mobilidade, redução de custos e inteligência aos processos internos da sua empresa. Esses sistemas integram os setores da loja, facilitam a geração de relatórios e qualificam a tomada de decisão.
O sistema de gestão na nuvem, permite virtualizar sua infraestrutura de TI e ter acesso às mesmas aplicações e facilidades que tem hoje, porém sem estar preso a máquinas ou a ambientes físicos.
Ele permite reduzir custos, uma vez que você não precisará investir e manter um arcabouço tecnológico, além de trazer mais segurança aos dados da sua empresa, que ficarão salvos de maneira segura na nuvem e não estarão sujeitos a eventualidades como defeitos nos equipamentos.
3. Crie códigos de identificação
Criar sistemas de códigos para a identificação de cada documento agiliza e facilita a identificação de cada item. O critério escolhido pode ser o que melhor se adaptar às necessidades da sua loja de veículos. O importante, no entanto, é que seja criado um padrão e que este seja seguido por todas as pessoas envolvidas.
É possível padronizar os documentos de acordo com cada setor que ele corresponde, e com subpastas para manter uma boa organização, por exemplo, Finanças > Salários Funcionários, ao segmentar cada documento, posteriormente, quando for procurar, fica mais fácil de encontrar tal documento.
Criando um padrão de arquivos para cada setor, fica tudo muito mais prático, assim você não precisa ficar revirando pastas e mais pastas para achar algum arquivo.
4. Identifique o prazo para descarte
Nem todos os documentos precisam ser guardados por longos períodos de tempo. Existem casos em que podem acontecer mudanças, como, por exemplo, nas diretrizes internas da empresa.
Estabeleça prazos de descarte e deixe essa data de validade anotada em local visível, assim, na hora da “limpeza”, o responsável não perderá tempo pensando se aquele arquivo pode ou não ser jogado fora.
Ou até mesmo padronize os prazos de descarte para cada setor. Quando usado meios digitais, o próprio computador informa quando foi criada a pasta ou o documento, permitindo assim que tenha uma organização melhor.
E para documentos físicos, como contratos, podem ser colocados em uma pasta com a data e qual é o documento, assim fica fácil a identificação para quando precisar.
5. Use a tecnologia como uma grande aliada
O uso da tecnologia por meio de softwares de gestão e armazenamento em nuvem tem sido cada vez mais adotado pelas empresas na gestão de documentos. Entre as principais vantagens apresentadas está a facilidade de uso e o acesso das informações de qualquer lugar via computador, tablets, smartphones, etc.
Dica bônus
Garanta que toda a equipe entenda e faça a organização de documentos
De nada adianta somente você organizar todos os documentos de sua loja, por isso é importante que a equipe saiba que não pode somente largar os documentos em qualquer lugar, que tem um lugar certo para ser colocado. Assim você evita ter que ficar organizando diversos documentos várias vezes e consegue mais tempo para outras atividades.
Neste artigo falamos sobre a importância de se organizar os documentos da empresa para quem deseja implementar uma gestão eficiente e otimizar processos e recursos disponíveis. Com atenção e estratégia é possível alcançar ótimos resultados.
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Ótimo artigo. Gostaria de acrescentar que a eliminação de papel é um fator muito importante na organização dos documentos de uma empresa. Após o período de temporalidade, os documentos podem ser descartados de diversas maneiras, a própria empresa descarta ou a empresa contrata um serviço de eliminação. Por experiência própria posso dizer que a segunda opção é a melhor, pois o descarte não envolve somente jogar fora, é um processo onde o sigilo das informações tem que estar garantido. Aqui em Porto Alegre entrei em contato com uma empresa( http://www.ozoniobrasil.com.br/destruicao_de_documentos.html ) de descarte e os resultados do descarte são mais seguros do que por conta própria, e muitas vezes mais econômico. Fica minha dica aos amigos, forte abraço.