Uma boa gestão de notas fiscais em revendas de veículos é fundamental para garantir que elas não só sejam arquivadas em local correto, de fácil consulta, mas também porque, caso a empresa as perca, ela pode ter prejuízos, como por exemplo, pagar juros e multa por descumprir prazos de pagamento ou mesmo problemas com uma fiscalização.
Portanto, é fundamental que se dê a devida atenção a essa tarefa, sobretudo, porque a compra e venda de veículos é um processo intenso, marcado por frequentes saídas e entradas de automóveis, bem como da realização de serviços como pintura e higienização, por exemplo.
Para que você entenda melhor como funciona esse processo, montamos este texto. Confira!
A primeira coisa que você deva se preocupar para garantir a adequada gestão de notas fiscais em revenda de veículos é definir um local para a sua guarda, que seja central, ou seja, que fique o mais próximo possível dos setores que precisam consultá-las com dada frequência.
Alguns lugares em que se pode guardá-las são: pasta, caixa de documentos, armário com divisórias ou em uma pequena sala – mas que elas estejam protegidas, dentro de algum compartimento.
Após definir o local ideal para guardar as notas fiscais, o segundo passo é constituir um sistema de padronização, com nome e número da nota fiscal, por exemplo. É assim que é feito, comumente.
Mas como definir um sistema de padronização?
Digamos que você use uma pasta com divisória para guardar as notas fiscais. Então, nesse caso, seria interessante que, para cada divisória, colocasse uma letra, como por exemplo, A. Na divisória de letra A, você colocaria os nomes dos clientes com notas fiscais que começam com essa letra.
Outra forma é colocar na divisória o número da nota fiscal, mas criando um espaço entre elas. Dessa maneira: de 1 a 50. Aqui, estariam as notas fiscais que vão de 1 a 50.
O ideal é que sempre guarde as notas fiscais assinadas pelos clientes, pois servem como documento comprobatório em casos especiais ou necessários. Todavia, se quiser simplificar esse processo, adote uma tecnologia de gestão de notas fiscais em nuvem.
Muitas empresas de revendas de veículos costumam fazer o backup em nuvem das notas ficais como uma maneira de garantir a elas maior segurança, autenticidade e integridade. De fato, é uma boa solução, considerando que, por exemplo, o local em que as notas fiscais estão guardadas pode sofrer incêndio entre outros riscos, como chuva ou mesmo roubo.
Muitos não sabem, mas a real nota fiscal eletrônica (NF-e) é o arquivo .XML (Extended Markup Language) que retorna da Receita Estadual. Ele deve ser cuidadosamente guardado pela empresa.
Dessa forma, os armários e estantes dão lugares ao computador.
É imprescindível que esses arquivos fiquem armazenados por cinco anos, conforme manda a legislação. A regra não vale apenas para as notas fiscais emitidas, mas também as recebidas dos fornecedores.
Uma das maiores vantagens do armazenamento eletrônico das NF-e está na redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
Conforme o portal NF-e, do governo federal, a redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação.
O custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico.
Ao utilizar um sistema de gestão de notas fiscais, você não só arquiva as notas fiscais em seu sistema, podendo assim serem consultadas com maior facilidade, mas também otimiza o processo de gestão, fazendo com que ele se torne mais eficiente e produtivo.
Além do mais, a grande maioria dos sistemas de gestão de notas fiscais online já faz a guarda do arquivo .XML.
Uma solução que pode ajudar a sua empresa de revenda de veículos no que diz respeito à gestão de notas fiscais é ter o emissor de notas fiscais específico para revendas de veículos da Revenda Mais.
Com poucos cliques, é possível emitir a nota fiscal e gerar a Danfe, sem correr o risco de perder o arquivo .XML da nota. Os arquivos ficam armazenados no sistema com cópias no Brasil e nos EUA.
Além disso, a flexibilidade da solução Revenda Mais está na possibilidade de emitir e consultar as notas fiscais de qualquer computador, sem ficar condicionado à existência de certificados digitais de cartão, que obrigam a emissão de apenas um computador.
Como você viu, o processo de gestão de notas fiscais em revendas de veículos envolve uma série de exigências, mas tudo para que elas fiquem protegidas e organizadas e, assim, a sua empresa siga crescendo sem qualquer problema com o fluxo de caixa.
Por que não aproveita para agendar uma demonstração gratuita do nosso emissor?