Documentos na nuvem: por que migrar seus documentos físicos para o digital?

Segurança, economia de espaço e facilidade na busca são alguns dos motivos para você, lojista, manter seus documentos na nuvem. Entenda a seguir outros motivos que justificam essa migração o quanto antes.

O que você pensa quando imagina um sistema de armazenamento na nuvem? Dificuldade para acessar? Necessidade de uma internet ultra rápida? Um local virtual que pode ser facilmente invadido?

Deixe de lado qualquer receio sobre essa transformação digital que veio para ficar, principalmente nos últimos três anos. São muitos os benefícios, tanto para a segurança jurídica da sua loja quanto para simplificar a rotina do seu time.

Confira a seguir as principais vantagens de migrar seus documentos para nuvem.

Redução no gasto com papel e espaço físico

Se você tem uma loja recém-aberta, esse problema ainda não é visível. Mas já imaginou cinco anos de contratos sendo impressos quase diariamente? Chegará o momento em que serão necessárias uma ou mais salas para armazenar todos os arquivos essenciais, desde cópias de documentos dos seus clientes até os contratos de consignação, compra, venda, contratação de colaboradores, entre outros.

Ao escolher pelos documentos digitalizados em vez de impressões em papel, seu negócio abre caminho para diferentes reduções de gastos. Você não precisará mais alugar ou comprar um espaço maior daqui há alguns anos e também não necessitará comprar frequentemente pastas para armazenar os contratos, assim como prateleiras e armários.

A redução no consumo de papel é outro benefício direto. Com documentos armazenados digitalmente, os gastos com papel e tintas são consideravelmente menores. Além disso, os custos de manutenção de impressoras e a necessidade de constantemente adquirir cartuchos de tinta também são reduzidos, trazendo alívio financeiro para a revenda de veículos.

Maior integridade dos documentos

Por mais seguro que seja o imóvel no qual a loja está localizada, sempre há riscos de incêndios, enchentes e até mesmo roubos. Infelizmente ninguém está imune a estas situações. 

É por isso que os documentos digitais são tão importantes. Mesmo que as versões impressas não sofram com nenhuma das situações anteriores, elas se desgastam com o tempo e, ano após ano, a tinta vai sumindo e o papel vai ficando amarelado. Já a versão virtual destes contratos continuará intacta sempre que você precisar. 

Isso porque a nuvem oferece criptografia e medidas de proteção avançadas, garantindo que os documentos estejam resguardados contra ataques cibernéticos e acessíveis apenas a pessoas autorizadas.

Segurança jurídica para sua revenda

É comum, mas não desejado, é claro, que haja reclamação sobre determinado veículo meses após a compra. E como você poderia resgatar o documento da vistoria em poucos minutos em meio à dezenas de pastas e caixas diferentes? Os documentos na nuvem proporcionam uma segurança que vai além da proteção física: segurança jurídica. 

Perdê-los é muito mais difícil (ao menos que alguém autorizado delete propositalmente) e não há chance de nenhuma pessoa rasurar informações importantes, tornando ele inválido.

Facilidade na busca por documentos na nuvem específicos

A praticidade, organização e a eficiência operacional são vantagens competitivas da migração para a nuvem. Com este armazenamento online, a busca por informações se torna rápida e simplificada. Utilizando recursos como palavras-chave, filtros e metadados, os usuários podem localizar os documentos desejados em questão de segundos. 

Não é mais necessário perder tempo revirando pilhas de papel. A equipe pode acessar os dados a qualquer momento, facilitando a colaboração e agilizando processos internos. Com isso, seu time poderá ficar focado em outras rotinas fundamentais, como procedimento de pós-venda e resgate de clientes antigos.

Acesse os documentos na nuvem de qualquer lugar do planeta

Outra grande vantagem da migração de documentos para a nuvem é a mobilidade. Com a digitalização, os documentos podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet, seja um computador, tablet ou smartphone. 

Esse tipo de situação facilita para profissionais em trânsito ou até mesmo quem trabalha no formato híbrido ou 100% remoto.

Um posicionamento mais sustentável

Uma pesquisa da Opinion Box, feita em julho de 2022 com mais de duas mil pessoas, mostrou que 75% dos entrevistados afirmam que empresas com práticas sustentáveis têm mais chances de conquistá-los como clientes. E 54% afirmaram que preferem pagar mais caro por produtos mais naturais e que agridem menos o meio ambiente. 

Ao optar pela versão digital em vez da versão impressa você estará dando também um salto rumo à sustentabilidade ambiental do seu negócio. A redução do consumo de papel resulta em menos árvores sendo cortadas e menos energia sendo utilizada na produção e transporte de material impresso.

Esse, inclusive, pode ser um posicionamento constante da sua loja em meio à concorrência, ajudando a trazer novos clientes e parceiros que valorizam a sustentabilidade.

Como migrar os documentos para a nuvem?

Existe uma variedade de plataformas no mercado nacional e internacional que permitem armazenar arquivos em um ambiente digital, porém nem todas são adaptadas para a realidade das revendas de veículos.

Não basta você ter várias pastas em uma área restrita e inserir os arquivos necessários neste local. É necessário também ter um sistema completo de filtragem e regras de acesso para que seu time não acabe gastando tempo a mais para pesquisar documentos no dia a dia.

O Revenda Mais foi criado para sanar estes e outros desafios das lojas de carros. Você armazena digitalmente todos os documentos mais importantes, desde contratos de consignação até contratos de venda para o cliente final, além de notas fiscais e até mesmo holerites dos seus profissionais. 

Tudo fica protegido em um ambiente digital que possui backup e políticas de segurança em servidores do Brasil e Estados Unidos, proporcionando muito mais tranquilidade para suas operações. 

Converse hoje mesmo com nosso time de consultores, que realmente entendem do mercado automotivo. É só clicar aqui e agendar uma demonstração gratuita da plataforma.