Como criar uma rotina de trabalho na sua loja de veículos [Atualizado 2023]

Assim como em indústrias ou restaurantes, criar uma rotina de trabalho na sua loja de veículos é uma etapa importante para obter êxito nos negócios. A estratégia otimiza processos e aumenta a produtividade, além de facilitar para que erros sejam identificados e pontos específicos melhorados ao longo dos meses.

Criar uma rotina de trabalho consiste em diferentes ações, entre elas, definir horários para o desenvolvimento de atividades e soluções das demandas. 

Por exemplo, sempre no início do dia, um determinado vendedor será responsável por checar todas as mensagens recebidas no WhatsApp Business da revenda.

O resultado?

Os demais integrantes da equipe podem se dedicar a outras atividades importantes e você tem a certeza de que todos os clientes interessados receberão um retorno.

Veja mais dicas de como criar uma rotina de trabalho

1. Trabalhe com listas

Sempre registre as atividades que serão exercidas pela equipe em forma de lista, designando os responsáveis por cada tarefa. 

Nela, é possível organizar as ações diárias ou semanais necessárias com os seus respectivos graus de prioridade e de urgência. A medida auxilia na fixação de datas e prazos importantes, dinamizando tempo e esforço.

O Revenda Mais tem um CRM que ajuda nesta tarefa, confira aqui.

Também podem constar no documento o tempo médio gasto para a execução de cada atividade, dessa forma, nas tarefas futuras é possível definir a quantidade de responsabilidades diárias para cada integrante da equipe, tornando as metas viáveis.

É importante, inclusive, que as funções de cada colaborador sejam definidas logo no momento da contratação para que você consiga acompanhar a produtividade e a evolução de cada integrante da equipe.

2. Organize o ambiente de trabalho

Ter um local de trabalho limpo, bem organizado e harmônico também é essencial.

O tempo gasto na procura de arquivos, documentos e materiais afeta sensivelmente a produtividade da revenda porque gera um stress desnecessário com o desperdício de um tempo valioso.

Desta forma, tudo precisa estar muito bem separado e acessível para consultas, principalmente documentos de clientes.

Uma dica é armazenar documentações em um sistema online, como o Revenda Mais. Na plataforma, por exemplo, é possível adicionar fotos e arquivos essenciais para o histórico do cliente, e que podem ser acessados a qualquer momento e por qualquer pessoa autorizada.

Além de agilizar o acesso aos contratos e outros arquivos essenciais, você também mantém a integridade dos materiais, evitando o desgaste natural do tempo ou até perigos externos, como incêndios ou temporais.

3. Dê importância às pausas

Não se pode menosprezar na rotina profissional a importância dos momentos de descanso. Planejar uma rotina diária que contemple algumas pausas durante as atividades é uma medida inteligente.

O excesso de atribuições no trabalho afeta a saúde física e emocional do profissional, além de prejudicar o desempenho do negócio.

A inclusão de pausas, mesmo que pequenas, na rotina de trabalho vai gerar efeitos positivos no aspecto da saúde, melhorando consequentemente as chances de sucesso empresarial.

Nestas pautas, você pode promover um momento de ginástica laboral que tem grandes benefícios, como redução do estresse, aumento da concentração, apoio na prevenção de lesões relacionadas ao trabalho e liberação dos hormônios do bem-estar, como a endorfina.

A ginástica laboral pode durar de 10 a 15 minutos diariamente ou em dias específicos. Entre os exercícios, você pode realizar atividades rápidas de alongamento e que trabalhem diferentes grupos musculares, incluindo coluna e braços. Atividades de respiração também ajudam no relaxamento.

4. Invista na comunicação interna

Manter sempre uma interlocução aberta e franca com funcionários e colaboradores é outro ponto que precisa ser trabalhado.

A troca de informações, avaliações e críticas entre todos os envolvidos na rotina da loja de veículos vai enriquecer o processo de atividades da empresa.

Uma prática bastante utilizada em empresas de Tecnologia são as reuniões 1:1 (one-on-one) e que podem ser adaptadas para a sua realidade no varejo.

Nestes encontros, o gestor e o membro da equipe se reúnem para discutir assuntos relacionados ao desenvolvimento profissional, alinhamento de expectativas e também para identificar questões pessoais que possam estar prejudicando o bem-estar do colaborador no ambiente do trabalho. 

É um excelente momento para transmitir feedbacks individuais sobre o desempenho dos profissionais e entender pontos que podem ser aperfeiçoados na cultura da loja de veículos.

Além destas reuniões individuais, é importante planejar encontros semanais ou até mesmo conversas rápidas diariamente com todo o time para repassar informações factuais. Entre elas, o início de alguma aprovação, mudança no segmento automotivo que possa impactar as finanças da loja ou simplesmente encontrar soluções criativas para algum problema interno específico.

Mas, para que essas reuniões sejam produtivas e não apenas uma obrigação do time, tenha sempre definida as pautas com antecedência. Planeje-se sobre quais os principais tópicos e coloque-se à disposição caso algum colaborador queira trazer assuntos específicos.

5. Defina metas factíveis

As metas são fundamentais para definir os objetivos a longo prazo e direcionar os esforços da equipe. 

Se a meta de vendas para o mês de agosto for 20 carros, você conseguirá traçar uma estratégia para isso acontecer e dividir entre a equipe as atividades necessárias para isso, como ligar para clientes antigos, enviar e-mails para contatos que ainda não fecharam uma proposta e aumentar a frequência de publicações nas mídias sociais.

Outra grande vantagem é que as metas mantém a equipe concentrada nas atividades que realmente importam. Ao definir metas específicas, é possível evitar a dispersão de esforços em tarefas menos relevantes e garantir que todos estejam alinhados com as prioridades.

Lembre-se apenas de definir objetivos que realmente possam ser atingidos e indique prazos em todas as tarefas que forem criadas para cumpri-la. Metas bem comunicadas e compartilhadas com toda a equipe garantem que todos estejam trabalhando na mesma direção. 

Essas são algumas dicas que você pode começar a implementar hoje mesmo na sua loja.

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