Como implementar um sistema de gestão

Como implementar um sistema de gestão para loja de veículos

Ter um sistema de gestão focado nas necessidades das lojas de veículos é uma das melhores maneiras de reduzir gastos com folhas para arquivamento, espaço físico onde ficam os documentos, além do tempo dos vendedores em digitar e imprimir diversas vezes as mesmas informações. A centralização de informações e a diminuição dos riscos de perder informação, também são benefícios reais desse tipo de implantação. No entanto, se o processo de implantação for malconduzido, então o resultado também será negativo.

Neste post, vamos falar de 5 dicas para não errar e como implementar um sistema de gestão para loja de veículos. Confira:

Lidere o processo ou delegue, mas não deixe de indicar um responsável claro

Só existem dois tipos de processos bem-sucedidos de uso de um novo sistema de gestão em uma loja: aquele que é liderado pelo dono ou aquele é conduzido por alguém que tem total apoio do dono. A razão para isso é que muitas vezes as pessoas envolvidas nos processos administrativos e na compra e venda de automóveis acreditam que realizar suas atividades sem o apoio da tecnologia é mais fácil. Essa resistência inicial só é vencida com o treinamento e obrigatoriedade na utilização da nova ferramenta de gestão.

Muitas vezes, para tornar o uso obrigatório, o dono da loja terá que dizer que só pagará a comissão do vendedor se o processo estiver corretamente cadastrado no sistema de gestão. Em casos extremos, a demissão de um vendedor pode evitar que outros tentem burlar o novo sistema.

Envolva as pessoas que utilizarão a ferramenta

Envolva todas as pessoas que utilizarão a ferramenta em reuniões de apresentação do sistema, treinamentos e/ou redefinição dos processos internos. Ao fazer isso, as pessoas se sentirão mais comprometidas com o sucesso do uso e adoção da nova ferramenta. O contrário disso, seria o dono da loja decidir e obrigar, sem envolver previamente as pessoas, a utilizarem o sistema. Especialistas indicam que esse é um dos principais motivos de fracasso de processos adoção de tecnologia nas empresas e lojas.

Escolha um modelo adequado à realidade de sua empresa:

Existem três modelos básicos de sistema de gestão: on-premise, hospedadas e em nuvem. O modelo on-premise é aquele que fica instalado em um computador (servidor) e só é acessado usando a rede interna da empresa. No modelo hospedado o que muda é que o servidor fica em um data-center contratado, logo, a solução pode ser acessada em outras máquinas, mas todos os custos com a manutenção do sistema e com suas licenças são por conta de sua empresa.

Por outro lado, um sistema de gestão (ERP) em nuvem reduz os custos necessários para instalar e fazer a manutenção do ERP, pois a empresa contratada irá fornecer todos os softwares, atualizações e capacidade de processamento de suas informações, sem que você necessite contratar um outro especialista ou licenças para realizar a implantação. No médio e longo prazo essa opção é sempre a mais vantajosa para lojas de automóveis.

Economize com o uso e contratação de vários softwares

Um bom sistema focado nas necessidades da gestão de uma loja de veículos elimina a necessidade de outros softwares para gerar e armazenar as notas fiscais, para controlar o fluxo de caixa da loja, para atualizar os sites de vendas online ou ainda para arquivar os documentos dos clientes, pois integra e possui todas essas funcionalidades disponíveis sem custos adicionais.

Foque no resultado esperado

Antes de implantar um sistema de gestão, é importante mapear e estabelecer quais serão os resultados esperados. Por exemplo: diminuição de custos, otimização de processos, organização da gestão da loja, maior produtividade para os vendedores etc. Depois de estabelecidos quais são os objetivos, defina quais são os números ou percentuais que indicarão o sucesso ou o fracasso do projeto. Por exemplo: reduzir em 20% os custos com licenças de softwares e liberar X horas mensais gastas com preenchimento de documentos realizado pelos colaboradores.

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