A certificação digital permite que empresas sejam identificadas na web e ganha cada vez mais importância na gestão comercial. Um exemplo de como o seu uso é difundido no país está na necessidade da certificação de empresas que fazem depósitos mensais aos funcionários no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o certificado digital funciona como uma carteira de identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita na Internet. O certificado é um documento eletrônico que assegura a integridade das informações e a autoria das transações.

Nas emissões de Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e, os documentos fiscais eletrônicos substituem os emitidos em papel. No entanto, para ter validade jurídica, é necessária a assinatura digital do remetente utilizando um certificado digital. A NF-e tem validade fiscal e jurídica garantida pela assinatura eletrônica do emitente, a partir do uso de um certificado digital. Por fim, é o certificado que garante a integridade e autoria da NF-e.

Outra forma de utilização da certificação digital está na adoção do e-CPF Simples pelas as micro e pequenas empresas. Com a certificação, elas podem comprovar a identidade no meio virtual, realizar transações comerciais e financeiras com validade jurídica e trocar mensagens eletrônicas com segurança e agilidade.

A certificação digital pode ser obtida a partir da escolha de uma Autoridade Certificadora (AC). A emissão de certificado digital pode ser feita a uma pessoa física ou jurídica. Na emissão de um certificado digital, é necessário que o solicitante vá pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) da Autoridade Certificadora escolhida para validar os dados preenchidos na solicitação. A AC e/ou AR notificará o cliente sobre os procedimentos para baixar o certificado. Quando o certificado digital estiver perto do vencimento, poderá ser renovado eletronicamente, uma única vez, sem a necessidade de uma nova validação presencial.

Para solicitar a certificação, o empresário precisa ter em mãos o CNPJ, registro comercial, ato constitutivo e contrato social, além dos dados da pessoa jurídica. Se pessoa física, precisará do título de eleitor, PIS, RG, CPF e comprovante de residência.