Todo mundo sabe que manter uma rotina de trabalho organizada traz diversos benefícios — tanto pessoais, quanto profissionais. No entanto, na correria do dia a dia, muitas pessoas acabam deixando o planejamento de lado e procuram realizar suas atividades simplesmente conforme elas vão surgindo. O problema dessa atitude é que você corre o risco de se esquecer de alguma demanda importante para aquele dia ou de deixar atividades pela metade e não retomá-las mais tarde.

Para te ajudar com a organização da sua loja de carros, vamos dar algumas dicas que podem melhorar a sua rotina e, consequentemente, a sua produtividade. Ficou curioso? Então confira agora mesmo!

Descubra como utiliza seu tempo

O primeiro passo é observar a sua rotina para verificar como o seu tempo é gasto. Quando você conhece melhor as suas demandas no trabalho e sabe quanto tempo gasta para cada atividade e quais delas são mais importantes, consegue organizar melhor o seu tempo, além de identificar as tarefas que não são produtivas e refletir sobre como elas podem ser otimizadas.

Crie listas

Coloque em uma lista todas as atividades que você precisa fazer no dia. Depois, organize essas atividades por ordem de prioridade e de urgência. Dessa forma você se organiza para não perder prazos e não se esquece de realizar aquela tarefa importantíssima.

Isso é importante porque, assim, você realiza as atividades mais importantes primeiro, enquanto deixa as que são menos importantes e com prazo maior para realizar depois que cuidar das prioridades ou delegar a outra pessoa. Afinal de contas quem nunca ficou meio perdido com tantas tarefas, sem saber por onde começar?

Mantenha sua agenda atualizada

Que tal controlar a sua agenda através do smartphone ou do tablet? A vantagem de utilizar esses recursos tecnológicos é que eles podem disparar um alarme como lembrete para um compromisso ou um aviso para que você não se esqueça de algo.

No caso de reuniões, é importante anotar também as durações de cada uma para que você não corra o risco de agendar dois compromissos no mesmo horário.

Organize o seu espaço de trabalho

Não adianta muito criar listas de tarefas se você não mantém o seu espaço de trabalho organizado. O tempo que você perderia procurando arquivos, documentos e materiais (como uma simples caneta) também afeta o seu desempenho, não é mesmo?

Portanto, para conseguir melhorar ainda mais sua rotina de trabalho, é importante organizar o seu espaço, guardando cada coisa em seu lugar e mantendo à vista somente aqueles itens que você mais utiliza.

Os documentos dos clientes são um exemplo de algo que precisa ficar muito bem-organizado e separado. Se possível, crie uma pasta para cada cliente e guarde as cópias do RG, CNH, comprovante de endereço, entre outros. Organize também todos os documentos relacionados aos carros — como o Documento Único de Transferência e o Licenciamento. Dessa forma, seus arquivos ficam todos organizados por tipo e quando precisar encontrá-los, a localização será bem fácil.

Nesse quesito, vale ressaltar também a importância de um sistema de gestão completo, que te permita organizar todas as informações do negócio em um só lugar de modo que você não perca tempo procurando os dados de que precisa nem digitando a mesma informação em vários lugares. Em muitos sofwares de gestão já é possível realizar o armazenamento digital, dessa forma você pode transferir pastas físicas para pastas virtuais, facilitando a organização de documento tanto de clientes quando dos veículos de sua loja.

Mantenha o foco

Algumas pessoas acreditam que produtividade é sinônimo de absorver várias atividades ao mesmo tempo. Porém, além de aumentar o risco de perder prazos e executar um trabalho aquém do esperado, desse jeito, no fim das contas você tem várias atividades em andamento, mas não conclui nenhuma.

Além disso, dessa maneira, é possível que uma atividade importante acabe se tornando urgente. Isso faz com que você trabalhe apenas “apagando incêndios” ao invés de ter um  planejamento adequado.

Como vimos, existem mudanças de hábitos bem simples que podem ser adotadas e que trazem mudanças para a sua rotina de trabalho. Seguir um planejamento permite que você conheça todas as suas tarefas pendentes, quanto tempo será necessário para executá-las e quais merecem uma atenção especial. Tudo isso contribui para melhorar sua produtividade na sua loja!

E você, como organiza o seu tempo de trabalho? Conte para a gente e aproveite para ler também nosso post com 5 estratégias de sucesso para sua loja de veículos!

O que você deseja fazer agora?